Reportes UIAF: ¿estamos seguros de que se están haciendo bien?
Se genera el archivo, se carga en SIREL, se obtiene el comprobante y se da por cumplida la obligación. Pero existe una diferencia importante entre presentar un reporte y poder demostrar que se hizo bien.
UIAF
En muchas organizaciones el proceso parece estar bajo control. Sin embargo, vale la pena hacerse una pregunta incómoda: ¿la información fue correctamente elaborada, validada y soportada?
El problema aparece cuando la organización conserva el archivo final y el comprobante de envío, pero no puede reconstruir con claridad de dónde salió la información, qué validaciones se realizaron, quién intervino en el proceso o qué inconsistencias fueron detectadas y corregidas. Y esa situación puede pasar inadvertida durante meses, hasta que llega una auditoría, una revisión de la Revisoría Fiscal, una visita de supervisión o un requerimiento de una autoridad.
La información reportada sí tiene una utilidad concreta
Las cifras recientes de la UIAF permiten dimensionar la importancia del sistema de reportes.
Fuente: cifras difundidas por la UIAF.
Entre enero y septiembre de 2025, la Unidad difundió 270 productos de inteligencia financiera: 147 fueron de apoyo judicial a la Fiscalía General de la Nación y la Corte Suprema de Justicia, y otros 123 se dirigieron a receptores autorizados. El valor estimado de las operaciones comprendidas en esos análisis fue de aproximadamente $44,53 billones.
Estas cifras no significan que cada reporte presentado genere automáticamente una investigación. Sí muestran, sin embargo, que la información suministrada por los sujetos obligados forma parte de un sistema real de análisis financiero y puede contribuir a procesos de mayor alcance. La calidad de la información importa.
Además, la UIAF informó que entre agosto de 2022 y septiembre de 2025 había difundido 999 productos de inteligencia financiera. A julio de 2025 ya eran 936, frente a 527 producidos entre agosto de 2018 y julio de 2022.
Fuente: cifras difundidas por la UIAF.
El mensaje para las organizaciones es sencillo: reportar no debería convertirse en una actividad mecánica.
En el sector solidario no todos tienen las mismas obligaciones
Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria cuentan con un régimen específico de reportes. Según la actividad que desarrollen, el nivel de supervisión y las características de sus productos y operaciones, la frecuencia de los reportes varía. La UIAF diferencia las obligaciones de las organizaciones que ejercen actividad financiera de aquellas que no la ejercen, con sus periodicidades. Para 2026, mantiene publicados los calendarios y anexos técnicos.
La primera pregunta no debería ser «¿ya presentamos lo mismo que el año pasado?»
¿Tenemos claramente identificado qué nos aplica hoy, con qué periodicidad y bajo qué condiciones?
Presentar no siempre significa presentar bien
Un elemento clave del SARLAFT es la adecuada gestión de sus mecanismos: la forma en que administramos las fuentes de información —documentos físicos, aplicativos, sistemas y bases de datos—. De allí nace la información con la que construimos los instrumentos del sistema y desarrollamos la consolidación de operaciones, la segmentación, la identificación de señales de alerta y el monitoreo.
Probablemente ningún reporte será perfecto, pero sí debemos tener un nivel razonable de seguridad para afirmar que la información fue bien construida, validada y soportada. Si hoy revisáramos a fondo las pruebas, soportes y trazabilidad de los reportes que muchas organizaciones presentan, podríamos encontrar debilidades importantes. Y las implicaciones no serían únicamente frente a la UIAF o la Superintendencia: la información reportada puede convertirse en insumo de inteligencia financiera y, eventualmente, apoyar el trabajo de las autoridades y del sistema judicial colombiano.
El verdadero reto
No es presentar un archivo dentro del plazo. Es poder demostrar que la información es confiable, que fue validada y que existe trazabilidad sobre su elaboración.
¿Qué debería revisar la Gerencia?
Para la Gerencia, los reportes UIAF no deberían verse como una responsabilidad exclusivamente operativa del Oficial de Cumplimiento, ni generar tranquilidad solo por tener el certificado. La información reportada depende de procesos, sistemas, personas y controles que pertenecen a toda la organización. La Gerencia debería poder responder:
¿Contamos con información confiable?
¿Los responsables saben qué deben entregar y cuándo?
¿Existen herramientas suficientes para consolidar y validar los datos?
¿Se corrigen oportunamente las inconsistencias detectadas?
¿Podríamos explicar el proceso ante una revisión?
El verdadero respaldo al Oficial de Cumplimiento no consiste solo en aprobar un manual: también implica asegurar que existan los recursos, la información y los mecanismos para que el sistema funcione.
¿Qué debería poder demostrar el Oficial de Cumplimiento?
El Oficial de Cumplimiento debería poder reconstruir el proceso completo, no solo mostrar el comprobante. La secuencia debería ser clara:
La trazabilidad completa del reporte
Fuente de información
Preparación
Validación
Revisión
Presentación
Evidencia
Y para cada etapa deberían poder responderse preguntas básicas:
¿De dónde salió la información y qué periodo comprende?
¿Qué validaciones se realizaron?
¿Se encontraron diferencias o inconsistencias? ¿Cómo fueron corregidas?
¿Quién elaboró y quién revisó?
¿Cuándo se presentó y qué soporte quedó del envío?
Cuando estas respuestas no existen o dependen únicamente de la memoria de una persona, la trazabilidad es débil.
¿Qué debería revisar la Revisoría Fiscal?
La revisión tampoco debería limitarse a confirmar que existe un comprobante de SIREL. Ese comprobante demuestra que algo fue enviado; no necesariamente que el proceso previo fue adecuado. Una revisión razonable debería considerar, entre otros aspectos:
Si el reporte realmente aplicaba y si se presentó oportunamente.
Si la información utilizada era íntegra y si existieron validaciones.
Si quedaron soportes y puede reconstruirse quién elaboró y revisó.
Si las diferencias detectadas fueron explicadas y corregidas.
La pregunta de fondo para la Revisoría Fiscal
¿Existe evidencia suficiente para concluir razonablemente que el proceso de reporte funciona y que sus resultados son confiables?
Cinco controles que vale la pena revisar hoy
No se necesita esperar una visita para hacer una evaluación sencilla. Toda organización debería verificar al menos estos cinco puntos:
1
Matriz de reportes aplicables
Debe estar claramente definido qué reportes aplican, a quiénes, con qué periodicidad y bajo qué anexo técnico.
2
Cronograma actualizado
Las fechas no deberían depender de recordatorios personales ni de lo que se hizo el año anterior.
3
Checklist previo al envío
Antes de presentar, revisar integridad, duplicidades, consistencia, periodos, valores y concordancia con las fuentes.
4
Evidencia de elaboración y revisión
Identificar quién preparó, quién revisó, qué observaciones surgieron y cómo fueron resueltas.
5
Archivo organizado de soportes
Poder recuperar rápidamente el reporte, sus fuentes, validaciones, documentos de trabajo y la constancia del envío.
Autodiagnóstico
¿Podría su organización demostrar que reporta bien?
Marque los controles que hoy podría demostrar con evidencia, no solo de memoria.
0 de 5 controles demostrables
Marque los controles que hoy podría soportar con evidencia.
Seminario práctico
Reportes UIAF e informes internos del SARLAFT
Revisaremos cómo fortalecer la elaboración y validación de los reportes, la documentación de operaciones inusuales y sospechosas, los soportes del proceso y la atención de solicitudes de información de las autoridades competentes.
Presentar el reporte es solo el comienzo. El verdadero reto está en poder demostrar que la información fue correctamente elaborada, validada, revisada, presentada y soportada.
Lo importante no es solo presentar: es estar seguros de que se está haciendo bien.
La Ley 2496 del 28 de julio de 2025 introduce modificaciones al Decreto 1881 de 1989 y a la 1481 de 1989, normas que regulan los fondos de empleados en Colombia.
Estos cambios no son simplemente ajustes formales. En varios casos, implican decisiones estratégicas que deben analizarse en Junta Directiva y, especialmente, en Asamblea General. También pueden requerir actualización estatutaria.
A continuación, se presenta un análisis claro y estructurado de los puntos más relevantes.
1. Capital mínimo irreductible: una decisión estratégica
Uno de los cambios más importantes es la posibilidad de reducir, por una única vez, el capital mínimo irreductible.
El capital mínimo irreductible es el monto que el Fondo se compromete a no disminuir. Muchas entidades lo fijaron en salarios mínimos, por ejemplo, 1.000 salarios mínimos.
Cuando el salario mínimo era menor, el valor en pesos era manejable. Sin embargo, los incrementos recientes del salario mínimo han generado que el capital irreductible crezca automáticamente.
El problema surge cuando los aportes no crecen al mismo ritmo. Si en un futuro el capital irreductible alcanza el valor total de los aportes, el Fondo no podría devolver aportes a un asociado que se retire, porque estaría incumpliendo el límite irreductible.
Frente a este riesgo, la Ley permite:
Reducir el capital mínimo irreductible por una sola vez.
Requiere aprobación de la Asamblea General.
Debe contar con autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
También se abre la posibilidad de:
Fijarlo en pesos en lugar de salarios mínimos.
Ajustar la proporción entre ahorro permanente y aportes para acelerar el crecimiento de los aportes.
Para entidades que ya están en el límite, este tema no es opcional: es urgente.
2. Personería jurídica: simplificación del trámite
La norma aclara que la personería jurídica del fondo se obtiene con el registro en Cámara de Comercio. Ya no se requiere un reconocimiento adicional. Esto simplifica el proceso de constitución y actualización formal.
3. Reingreso de asociados pensionados
Antes, si un asociado se pensionaba y se retiraba del Fondo, no podía volver a ingresar.
Ahora la ley permite que el pensionado que se haya retirado pueda reingresar en cualquier momento, siempre que el estatuto lo contemple.
Esto es especialmente relevante en casos donde:
El asociado se retira para cruzar aportes y ahorros con una deuda.
Luego desea volver a vincularse.
La decisión de permitir el reingreso debe incorporarse expresamente en el estatuto. Es una oportunidad para fortalecer la base social.
4. Amortización de aportes: figura incorporada expresamente
La ley incorpora de forma expresa la figura de la amortización de aportes, que puede realizarse hasta por el 49% del total de los aportes.
La amortización puede operar de dos formas:
Recomprar aportes a asociados que se retiran.
Devolver un porcentaje igual a todos los asociados.
Contablemente, los aportes amortizados pueden registrarse a nombre del Fondo (con su NIT). Estos pueden hacer parte del cumplimiento del capital mínimo irreductible.
Esta figura permite:
Estabilidad patrimonial.
Manejo técnico del capital social.
Protección frente a retiros masivos.
Es un mecanismo que debe ser comprendido tanto por la administración como por el revisor fiscal.
5. Aportes y ahorros como garantía prendaria
La ley establece que los aportes y ahorros permanentes tendrán carácter de garantía prendaria.
Esto cobra especial relevancia en procesos de insolvencia.
En el pasado, en algunos casos, el Fondo quedaba en una categoría baja dentro del orden de prelación de acreedores. Eso dificultaba la recuperación de recursos.
Con esta modificación:
El Fondo puede mejorar su posición frente a otros acreedores.
Puede cruzar aportes y ahorros contra la deuda antes de que los recursos se repartan.
Es una medida orientada a proteger el patrimonio colectivo.
6. Distribución de excedentes
Se introducen dos aspectos importantes:
La posibilidad de destinar excedentes a la amortización de aportes (hasta el 49%).
Cuando la reserva para protección de aportes alcance el 50% del total de aportes, ya no es obligatorio seguir incrementándola.
Esto significa que, en ese escenario, puede haber mayor disponibilidad de recursos para:
Educación.
Solidaridad.
Revalorización.
Otros fondos estatutarios.
Es un cambio que impacta directamente la planeación financiera.
7. Asambleas presenciales, virtuales o mixtas
La ley reconoce expresamente que las asambleas pueden ser:
Presenciales.
Virtuales.
Mixtas.
Aunque ya se venía aplicando, ahora queda formalmente respaldado.
8. Escisión, fusión y disolución sin liquidación
Se aclara que los fondos pueden:
Disolverse sin liquidarse.
Fusionarse con otras organizaciones de economía solidaria.
Aplicar la figura de escisión.
Son herramientas de reorganización empresarial que fortalecen la flexibilidad del sector.
9. Libranza y límites de descuento
Se mantiene el límite del 50% del salario neto o pensión después de descuentos de ley.
Sin embargo, se aclara que en operaciones de libranza no aplica el límite del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo, que exige que al trabajador le quede libre al menos un salario mínimo.
En consecuencia:
Incluso a quienes ganan o reciben un salario mínimo se les puede descontar hasta el 50% neto.
Este punto brinda mayor seguridad jurídica a las operaciones de crédito por libranza.
10. Recepción de mesadas pensionales
La ley permite que las mesadas pensionales puedan girarse directamente a fondos de empleados.
Aplica para:
Fondos de categoría plena.
Fondos de categoría intermedia que cuenten con autorización mediante acto administrativo.
Es una oportunidad para entidades con capacidad operativa y financiera suficiente.
11. Circular Externa 94 de 2025
Se recuerda la obligación de implementar la Circular Externa 94 de 2025 sobre códigos de buen gobierno.
Aplica para:
Fondos de categoría intermedia.
Fondos de categoría plena.
Otras entidades vigiladas según su nivel de supervisión.
Es un tema que debe analizarse junto con la reforma estatutaria.
Conclusión: no es solo una reforma legal, es una decisión estratégica
La Ley 2496 de 2025 no se limita a actualizar normas. Introduce herramientas que pueden:
Proteger el capital social.
Mejorar la posición jurídica del Fondo.
Dar flexibilidad financiera.
Exigir ajustes estatutarios.
Cada fondo debe analizar cuidadosamente:
Si necesita reducir el capital irreductible.
Si debe actualizar su estatuto.
Si puede implementar amortización de aportes.
Si aprovechará la posibilidad de recibir mesadas pensionales.
Las decisiones deben tomarse con criterio técnico, visión financiera y responsabilidad frente a los asociados.
El momento para evaluarlo es ahora, antes de la próxima Asamblea.
El 30 de diciembre de 2025 la Superintendencia de la Economía Solidaria expidió la Circular 94, incorporando una Guía de Buen Gobierno con 124 recomendaciones para las entidades del sector solidario: cooperativas, fondos de empleados, mutuales y demás organizaciones vigiladas. Desde entonces, el debate se ha concentrado en un tema: la supuesta rotación obligatoria cada seis años. Pero el verdadero problema no es ese. El verdadero problema es que muchas entidades están preparando sus asambleas sin haber analizado técnicamente la Circular 94. Y ese sí puede ser un error serio.
No es lo que “dicen que dice”. Es lo que realmente dice.
Se ha repetido que ahora es obligatoria la rotación en Consejos de Administración, Juntas Directivas y órganos de control. No es correcto. Actualmente no existe una norma que obligue a interrumpir el cargo después de seis años. Lo que se establece es que, si la organización permite permanencias superiores a ese tiempo, debe fijar condiciones para participación posterior en otros órganos.
No es prohibición automática.
No es interrupción forzosa.
No es rotación obligatoria.
Pero si una asamblea toma decisiones basadas en interpretaciones equivocadas, el impacto institucional puede ser profundo. Y ahí está el riesgo.
124 recomendaciones que no pueden ignorarse antes de la asamblea
La Circular 94 contiene 124 recomendaciones. Algunas son obligatorias. Otras operan bajo el principio de “adopte o explique”. Eso significa que la entidad debe analizar si adopta la recomendación o, si no lo hace, justificar técnicamente su decisión. La asamblea es el máximo órgano de dirección.
¿Cómo va a deliberar con criterio si no se ha estudiado previamente el alcance de esta guía?
¿Cómo va a definir reelecciones, permanencias o reformas estatutarias sin entender qué es obligatorio y qué no?
Revisar la Circular 94 después de la asamblea puede convertirse en un ejercicio correctivo. Revisarla antes es un acto de gobierno responsable.
El problema estructural no es la reelección. Es la falta de claridad
Más allá del debate sobre la rotación, la Circular 94 pone en evidencia una realidad del sector solidario: la confusión de roles.
Órganos de administración que actúan como gerencia.
Gerentes que invaden competencias del órgano colegiado.
Órganos de control que intervienen en decisiones administrativas.
El Buen Gobierno no es un documento. Es entender quién administra y quién controla. Y la asamblea debe elegir directivos que comprendan esa diferencia.
Ser directivo no es simbólico
Aceptar un cargo en el Consejo, Junta o Comité implica responsabilidad civil, patrimonial, penal y disciplinaria. Incluso por culpa levísima. No importa si el cargo no es remunerado.
Se espera la diligencia de un buen hombre de negocios.
Se espera criterio.
Se espera preparación.
Por eso no basta con llenar cupos en la asamblea porque “alguien levantó la mano”. El sector solidario necesita líderes formados, no solo voluntarios bien intencionados.
2026–2027 no será un año cualquiera
Inflación, tasas de interés, posibles reformas tributarias, nuevas exigencias de reporte, implementación de obligaciones como balance social y pérdida esperada, y un entorno normativo cada vez más exigente. Las decisiones que se tomen en la próxima asamblea no son menores. Van a definir quién conduce la organización en un escenario complejo. Y esos directivos deben llegar entendiendo qué cambió con la Circular 94 y qué no cambió.
La pregunta clave antes de la asamblea
¿Ya analizó su entidad la Circular 94 con rigor técnico?
Si la respuesta es no, todavía está a tiempo.
El seminario del 20 de febrero está diseñado precisamente para eso:
Revisar técnicamente las 124 recomendaciones.
Diferenciar qué es obligatorio y qué aplica bajo “adopte o explique”.
Aclarar el mito de la rotación obligatoria.
Preparar a los candidatos y actuales directivos para ejercer el rol con responsabilidad real.
No es una charla más. Es una decisión estratégica antes de la asamblea. El problema sería llegar a la asamblea sin haberla entendido. Nos vemos el 20 de febrero.
Durante años se ha creído que cambiar la figura jurídica de una cooperativa es un retroceso. Pero ¿y si ese «cambio» fuera realmente una evolución inteligente? En un entorno donde las cargas regulatorias, los costos fiscales y la naturaleza del vínculo asociativo marcan la diferencia, repensar la forma organizativa puede abrir nuevas oportunidades.
📘 Aquí te compartimos la respuesta oficial de la Superintendencia de la Economía Solidaria frente a una consulta concreta: ¿puede una cooperativa con actividad crediticia y vínculo cerrado transformarse en fondo de empleados? ¿Qué implica hacerlo? ¿Es legal? ¿Es conveniente?
