El cierre de año no es simplemente una fecha en el calendario para el Oficial de Cumplimiento; es el momento de la verdad. Es el instante donde la gestión de doce meses se condensa en datos, evidencias y estrategias. Para el sector solidario, donde la confianza es nuestro activo más valioso, demostrar una gestión robusta ante la Revisoria fuiscal y la Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria) va más allá de evitar sanciones: se trata de blindar la sostenibilidad de nuestra organización.
A continuación, presento una hoja de ruta crítica para cerrar el ciclo actual con excelencia y preparar el terreno para un 2026 desafiante.
En esta etapa del año, la revisoría fiscal suele intensificar la revisión del cumplimiento normativo, solicitando informes y evidencias que permitan verificar la correcta implementación del SARLAFT, conforme a lo establecido en la Circular Básica Jurídica y los lineamientos de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Este proceso no se limita a validar la existencia de documentos, sino que busca confirmar que las actividades fueron ejecutadas de manera efectiva, con soportes claros y trazables.
📄 Informe del Oficial de Cumplimiento
Uno de los principales insumos requeridos es el informe del Oficial de Cumplimiento, el cual debe demostrar el cumplimiento integral de los aspectos exigidos por la Circular Básica Jurídica, incluyendo la gestión realizada, los resultados obtenidos y los principales hallazgos del periodo evaluado.
🔎Informes específicos que suele solicitar la revisoría fiscal
Adicionalmente, la revisoría fiscal requiere información detallada que permita evaluar la efectividad del sistema, entre la que se destacan:
Efectividad de las etapas del SARLAFT y gestión de controles Evidencia de cómo se están aplicando las etapas del sistema y del desempeño de los controles implementados.
Procesos de debida diligencia Soporte de la aplicación y actualización de los procedimientos de conocimiento de asociados y demás contrapartes.
Documentación del sistema Políticas, procedimientos, metodologías, matrices de riesgo y demás documentos que respaldan la operación del SARLAFT.
Cumplimiento de los pronunciamientos del órgano permanente de administración Evidencia de la ejecución de las decisiones adoptadas por el consejo de administración o junta directiva.
Infraestructura tecnológica Información sobre las herramientas tecnológicas utilizadas para la gestión del SARLAFT y su adecuada operación.
Divulgación de la información y reportes Soportes de los reportes internos y externos realizados, así como de los mecanismos de comunicación establecidos.
Planes de capacitación ejecutados Evidencia de las capacitaciones desarrolladas al personal, directivos y demás actores involucrados.
📊 Informes clave que pueden ser aportados a la revisoría fiscal y a la Supersolidaria
Para atender estos requerimientos, las organizaciones pueden disponer de los siguientes informes:
Informe de resultados del proceso de segmentación 2025 Consolida los resultados del proceso de segmentación, la evaluación de los factores de riesgo y sus conclusiones.
Informe del proceso de monitoreo – julio a diciembre de 2025 Presenta el seguimiento a los factores de riesgo, las señales de alerta generadas y el análisis de operaciones inusuales y sospechosas del segundo semestre del año.
Informe del proceso de actualización de datos de asociados 2025 Detalla el alcance, la cobertura y los principales hallazgos del proceso de actualización de información de los asociados.
Informe de capacitaciones SARLAFT – segundo semestre de 2025 Describe las capacitaciones realizadas, las fechas, los contenidos abordados y la población capacitada.
Contar con esta información organizada y debidamente soportada permite atender de forma adecuada los requerimientos de la revisoría fiscal y de la Superintendencia de la Economía Solidaria, minimizando observaciones y fortaleciendo la gestión integral del riesgo.
Un SARLAFT bien documentado no solo cumple con la norma, sino que demuestra una gestión responsable, preventiva y alineada con la buena gobernanza.
La implementación de la nueva plataforma ADA, que reemplaza al SICSES, ha incorporado una serie de validaciones automáticas que, lejos de facilitar el proceso de reporte, están generando riesgos operativos, reprocesos innecesarios y una alta probabilidad de incumplimientos generalizados en el sector solidario.
Uno de los casos más evidentes se presenta en las líneas de emprendimiento y microcrédito, donde la plataforma valida que el valor inicial del crédito no supere los topes legales definidos en salarios mínimos para el año de desembolso. En principio, el criterio es correcto; sin embargo, la forma en que fue implementado resulta desproporcionada y poco funcional.
Un ejemplo que ilustra el problema
Para el año 2023, el microcrédito productivo urbano tenía un tope aproximado de 6 salarios mínimos, es decir, cerca de $6.960.000. Al registrar un crédito exactamente por ese valor, el sistema no validaba el formato. La única forma de lograr la validación fue registrar un valor inferior por un peso, por ejemplo $6.959.999.
El problema no es el monto en sí, sino la rigidez de la validación. Situaciones similares se están presentando con créditos de mayor valor, donde el sistema rechaza operaciones históricas perfectamente válidas solo porque el valor registrado coincide o supera por un margen mínimo el tope calculado automáticamente en salarios mínimos.
Este tipo de validaciones, que antes no existían en SICSES, obligan a las entidades a realizar ajustes artificiales en la información, afectando la calidad del dato y generando inconsistencias que no responden a la realidad económica de las operaciones.
Un impacto masivo e inminente
El escenario se vuelve aún más complejo si se considera que más de 3.400 entidades deberán reportar información en plazos muy ajustados. En muchos casos, el sistema activa formatos que no corresponden o impide generar el reporte, obligando a las entidades a enviar solicitudes formales para que se les desactiven formatos.
Es poco realista pensar que la Supersolidaria pueda atender, en cuestión de semanas, miles de solicitudes individuales para corregir problemas que son estructurales del sistema. El riesgo de congestión administrativa y de incumplimientos masivos es evidente.
¿Qué alternativas razonables existen?
Desde una perspectiva técnica y de gestión del riesgo, existen opciones mucho más sensatas:
Ajustar o eliminar validaciones excesivamente rígidas que no aportan control real.
Ampliar los plazos de reporte mientras el sistema se estabiliza.
Implementar pilotos controlados con un grupo reducido de entidades (cooperativas de ahorro y crédito, fondos de empleados, mutuales), validar el funcionamiento real del sistema y solo después extender la obligación al resto del sector.
Permitir el reporte de cierre de ejercicio con criterios de transición, evitando sancionar errores que provienen de fallas del sistema y no de la gestión de las entidades.
La improvisación en plataformas de reporte regulatorio no fortalece la supervisión; por el contrario, debilita la confianza y expone innecesariamente al sector.
Un espacio para aclarar y anticiparse
En este contexto, resulta fundamental que las entidades comprendan a fondo cómo funcionan estas validaciones, qué errores son frecuentes y cómo prepararse para minimizar riesgos en el reporte. Precisamente, estos temas —y muchos otros que hoy están generando inquietud— serán abordados de manera práctica en el seminario del próximo 30, orientado a la elaboración, cargue, validación y reporte de información financiera y estadística a la Supersolidaria bajo la nueva plataforma ADA.
Más allá de la teoría, la experiencia práctica demuestra que enfrentarse al sistema sin una comprensión previa puede derivar en sorpresas poco agradables, especialmente cuando los vencimientos ya están encima.
claridad técnica y normativa. no siga en el mismo error
En el marco del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), las organizaciones del sector solidario están obligadas a implementar mecanismos efectivos que permitan identificar, analizar y mitigar los riesgos asociados al origen de los recursos y a las transacciones que realizan sus asociados y terceros.
Uno de estos mecanismos es el Formato de Origen de Fondos, el cual debe gestionarse adecuadamente y no confundir con el reporte de transacciones a la UIAF.
¿Qué es el Formato de Origen de Fondos?
El Formato de Origen de Fondos es una herramienta de debida diligencia mediante la cual la organización solidaria recopila información suficiente, clara y verificable sobre la actividad económica que genera los recursos y los canales utilizados para su ingreso al sistema financiero o a la entidad.
Este formato no surge de un umbral legal específico, sino de la aplicación del enfoque basado en riesgo, conforme a la segmentación del canal. Si requieren ayuda para optimizar este proceso STARSOL® es la herramienta ideal.
Reporte de transacciones a la UIAF
El Numeral 3.2.7.2.2 del Título V de la Circular Básica Jurídica, modificado por la Circular Externa 32 de 2021, establece la obligación de reportar mensualmente a la UIAF las transacciones individuales y múltiples, entendidas como todas aquellas operaciones que impliquen entrega o recibo de dinero, en efectivo o a través de medios electrónicos.*este ultimo sin la interferencia del personal de la organización (ojo con eso)
De acuerdo con el Numeral 3.2.7.2.2.1, las organizaciones vigiladas deben reportar las transacciones individuales conforme a un cronograma progresivo de montos, hasta llegar a operaciones iguales o superiores a $2.000.000, aplicando la TCRM del día de la operación. Pero, la Circular Externa 72 de 2024 introdujo una modificación temporal, remitiendo expresamente a los montos definidos por la UIAF para el reporte de operaciones en efectivo. En la práctica, esta disposición suspende la aplicación operativa del cronograma progresivo, manteniendo como referencia el umbral vigente establecido por la UIAF, actualmente de $5.000.000.
El reporte debe realizarse:
Con periodicidad mensual.
Dentro de los 20 días calendario siguientes al cierre del período.
A través del SIREL, incluyendo el reporte de ausencia de operaciones cuando aplique.
Diferencias entre el reporte de transacciones y el Formato de origen de Fondos
Aspecto
Reporte Transacciones UIAF
Formato de Origen de Fondos
Naturaleza
Registro operativo y regulatorio
Herramienta de control interno
Fundamento
EOSF, Ley 365, Ley 1121, UIAF
Enfoque basado en riesgo
Activación
Por monto definido en la norma
Por resultado de la segmentación del canal
Dependencia del riesgo
No
Sí
Finalidad
Reporte a la UIAF
Sustentar la debida diligencia. seguimiento especial a operaciones
Sustitución
No sustituye al origen de fondos
No sustituye al formato para obtener la informacion de los reportes a la UIAF
El Formato de Origen de Fondos y el reporte de transacciones a la UIAF son obligaciones complementarias, pero distintas. Mientras el reporte responde a criterios normativos y de umbral, el formato se define de acuerdo al resultado de la segmentacion del canal y su correcta aplicación fortalece la prevención del LA/FT/FPADM en el sector solidario.
¿En tu endidad a partir de que monto solicitan el formato de origen de Fondos?
