Retrasmisión

La correcta presentación de los reportes objetivos es fundamental para garantizar la integridad y veracidad de la información. Sin embargo, pueden surgir situaciones donde se detecten inconsistencias que requieran una actualización. A continuación, se detalla el procedimiento a seguir en caso de necesitar actualizar un reporte objetivo:

Paso 1: Diligenciamiento del Formato de Solicitud

La entidad reportante deberá completar el formato de «Solicitud de actualización de reportes objetivos», disponible la página de La UIAF en el siguiente enlace: https://uiaf.gov.co/sites/default/files/2023-05/documentos/archivos-anexos/Formato_Actualizacion_ReportesObjetivos.xls

Es imprescindible que dicho formulario sea firmado por el Oficial de Cumplimiento o el responsable “líder de reportes” de la entidad. Una vez completado, el formulario debe ser convertido a formato PDF.

A continuación, se encuentra detallado cómo debes diligenciar el formulario, recuerda descargarlo para que lo puedas guardar luego como PDF.

Cantidad de registros a actualizar El formulario cuenta con un botón de ingresar filas donde debes agregar la cantidad de acuerdo con el número de registros a actualizar:

Tener en cuenta que solo recibe valores numéricos positivos. Sin embargo, recuerda tener en cuenta el límite de filas que puede tener un archivo de Excel.

Contenido del formato:

El Formato cuenta con un encabezado que se diligencia con los datos de la entidad, así:

• Código de la entidad (código generado por la UIAF para la entidad)
• Razón Social (nombre de la entidad)
• Nombre del Solicitante (Oficial de Cumplimiento o el responsable “líder de reportes” de la entidad)
• Email (correo electrónico de contacto)

El formulario a continuación se debe diligenciar la información de acuerdo con el tipo de actualización requerido

Campos:

• Nombre del Reporte Objetivo (Productos, Transacciones, Tarjetas, etc.)

• Número radicado SIREL (radicado del reporte que se desea actualizar)

• Fecha corte del reporte (periodo de corte al que pertenece el reporte a actualizar)

• Tipo de Reporte (Ausencia o positivo, se selecciona del menú desplegable)

• Tipo Acción (“actualizar data”, “eliminar data”, “nueva data”, “envío de ausencia erróneo”). Aquí depende de cual opción de Tipo de reporte se escogió para tener el tipo de acción disponible:

Para tipo de Reporte “Positivo”:

Para tipo de Reporte “Ausencia”:

Tener en cuenta:

• “actualizar data”: Es cuando se requiere modificar algún valor que en el reporte original se envió erróneamente (Ej. un valor, un nombre, una fecha, entre otros).
• “eliminar data”: Es cuando se requiere eliminar un registro de un reporte.
• “nueva data”: Es cuando se requiere adicionar un registro a un reporte
• “envío de ausencia erróneo”: Es cuando se envió un reporte en ausencia en vez de reportar lo con información.

• Consecutivo (de la fila donde se desea actualizar el dato, en caso de que la acción corresponda a “nueva data” o “envío de ausencia erróneo” debe colocar 0)

• Nombre Campo (solo aplica si la acción es “corregir data”)

Nombre de la columna dentro del reporte sobre el cual se va a actualizar

• Dato erróneo (Solo aplica si la acción es “actualizar data”)

Se debe colocar el dato erróneo que se envió originalmente en el reporte

• Dato corregido (Solo aplica si la acción es “actualizar data”)

Se debe colocar el dato con la corrección o modificación

• Motivo de corrección (especificar la razón)

• Firma (Del oficial de cumplimiento o líder de reportes de la entidad)

Se encuentra al final del documento.

Guardar como PDF

Opción Archivo | Guardar cómo:

Se despliega las opciones de tipo de archivo disponibles:

Se selecciona la opción PDF:

Y opción Guardar:

Paso 2: Registro en el Módulo PQRSD de la UIAF

La entidad reportante debe acceder al módulo PQRSD ubicado en la página web de la UIAF en el enlace: https://pqrs.uiaf.gov.co/CiudadanoPQR/Paginas/Login.aspx y proceder con el registro correspondiente.

Para realizar la PQRSD, se debe realizar la autenticación en la pagina ingresando usuario, contraseña y un código de seguridad de una imagen que cambia cada vez que se desee ingresar:

Se autoriza el tratamiento de datos personales y se selecciona entrar:

Al crear una solicitud, se debe seleccionar el tipo de solicitud como “SOPORTE SIREL – SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE REPORTES”.

Además, se deben proporcionar explicaciones detalladas que justifiquen la necesidad de la actualización del reporte y adjuntar el formulario PDF firmado.

Es importante destacar que únicamente se considerarán las solicitudes enviadas por el Oficial de Cumplimiento o el responsable “líder de reportes” registrado en SIREL.

La entidad podrá dar seguimiento a su solicitud a través del mismo módulo PQRSD.

Paso 3: Verificación y Comunicación por parte de la UIAF

Una vez recibida la solicitud, la UIAF procederá con la verificación de esta. En caso de ser necesario, se solicitará mayor claridad respecto a los motivos que han generado la actualización o se habilitará el reporte en el Sistema de Reporte en Línea SIREL.

La comunicación de esta acción se realizará a través de una respuesta a la solicitud realizada en el módulo PQRSD.

Paso 4: Cargue de Información Actualizada

Una vez que la UIAF ha comunicado la habilitación del reporte para su actualización, la entidad reportante debe proceder a cargar la información actualizada a través del sistema SIREL. Se recomienda realizar este paso tan pronto como se reciba la respuesta a la solicitud en el módulo PQRSD.

Consideraciones Importantes:

• Este procedimiento es aplicable únicamente para la actualización de reportes objetivos. En el caso de los reportes ROS, se deben seguir los mecanismos establecidos para dicho fin.
• El tiempo de respuesta a las solicitudes de actualización de reportes objetivos varía entre 1 y 15 días hábiles.
• Es crucial cumplir con los plazos establecidos para evitar que la actualización sea registrada como extemporánea, lo cual aplicará si lo realiza posterior a la fecha establecida para el envío inicial.
• La responsabilidad de reportar información verídica y oportuna en el SIREL no exime a la entidad reportante de posibles sanciones de las autoridades correspondientes, según lo establecido en la normativa vigente.
• Únicamente se procesarán las actualizaciones de reportes que justifiquen claramente el motivo de la actualización, de acuerdo con la normativa pertinente.
• Siguiendo este procedimiento, se garantiza una gestión eficiente y transparente de las actualizaciones de reportes objetivos, cumpliendo con las regulaciones establecidas para el sector financiero.