Instructivo: Procedimiento para la Actualización de Reportes Objetivos a la UIAF
Retrasmisión
La correcta presentación de los reportes objetivos es fundamental para garantizar la integridad y veracidad de la información. Sin embargo, pueden surgir situaciones donde se detecten inconsistencias que requieran una actualización. A continuación, se detalla el procedimiento a seguir en caso de necesitar actualizar un reporte objetivo:
Paso 1: Diligenciamiento del Formato de Solicitud
La entidad reportante deberá completar el formato de «Solicitud de actualización de reportes objetivos», disponible la página de La UIAF en el siguiente enlace: https://uiaf.gov.co/sites/default/files/2023-05/documentos/archivos-anexos/Formato_Actualizacion_ReportesObjetivos.xls
Es imprescindible que dicho formulario sea firmado por el Oficial de Cumplimiento o el responsable “líder de reportes” de la entidad. Una vez completado, el formulario debe ser convertido a formato PDF.
A continuación, se encuentra detallado cómo debes diligenciar el formulario, recuerda descargarlo para que lo puedas guardar luego como PDF.
Cantidad de registros a actualizar El formulario cuenta con un botón de ingresar filas donde debes agregar la cantidad de acuerdo con el número de registros a actualizar:
Tener en cuenta que solo recibe valores numéricos positivos. Sin embargo, recuerda tener en cuenta el límite de filas que puede tener un archivo de Excel.
Contenido del formato:
El Formato cuenta con un encabezado que se diligencia con los datos de la entidad, así:
- Código de la entidad (código generado por la UIAF para la entidad)
- Razón Social (nombre de la entidad)
- Nombre del Solicitante (Oficial de Cumplimiento o el responsable “líder de reportes” de la entidad)
- Email (correo electrónico de contacto)
El formulario a continuación se debe diligenciar la información de acuerdo con el tipo de actualización requerido
Campos:
- Nombre del Reporte Objetivo (Productos, Transacciones, Tarjetas, etc.)
- Número radicado SIREL (radicado del reporte que se desea actualizar)
- Fecha corte del reporte (periodo de corte al que pertenece el reporte a actualizar)
- Tipo de Reporte (Ausencia o positivo, se selecciona del menú desplegable)
- Tipo Acción (“actualizar data”, “eliminar data”, “nueva data”, “envío de ausencia erróneo”). Aquí depende de cual opción de Tipo de reporte se escogió para tener el tipo de acción disponible:
Para tipo de Reporte “Positivo”:
Para tipo de Reporte “Ausencia”:
Tener en cuenta:
- “actualizar data”: Es cuando se requiere modificar algún valor que en el reporte original se envió erróneamente (Ej. un valor, un nombre, una fecha, entre otros).
- “eliminar data”: Es cuando se requiere eliminar un registro de un reporte.
- “nueva data”: Es cuando se requiere adicionar un registro a un reporte
- “envío de ausencia erróneo”: Es cuando se envió un reporte en ausencia en vez de reportar lo con información.
- Consecutivo (de la fila donde se desea actualizar el dato, en caso de que la acción corresponda a “nueva data” o “envío de ausencia erróneo” debe colocar 0)
- Nombre Campo (solo aplica si la acción es “corregir data”)
Nombre de la columna dentro del reporte sobre el cual se va a actualizar
- Dato erróneo (Solo aplica si la acción es “actualizar data”)
Se debe colocar el dato erróneo que se envió originalmente en el reporte
- Dato corregido (Solo aplica si la acción es “actualizar data”)
Se debe colocar el dato con la corrección o modificación
- Motivo de corrección (especificar la razón)
- Firma (Del oficial de cumplimiento o líder de reportes de la entidad)
Se encuentra al final del documento.
Guardar como PDF
Opción Archivo | Guardar cómo:
Se despliega las opciones de tipo de archivo disponibles:
Se selecciona la opción PDF:
Y opción Guardar:
Paso 2: Registro en el Módulo PQRSD de la UIAF
La entidad reportante debe acceder al módulo PQRSD ubicado en la página web de la UIAF en el enlace: https://pqrs.uiaf.gov.co/CiudadanoPQR/Paginas/Login.aspx y proceder con el registro correspondiente.
Para realizar la PQRSD, se debe realizar la autenticación en la pagina ingresando usuario, contraseña y un código de seguridad de una imagen que cambia cada vez que se desee ingresar:
Se autoriza el tratamiento de datos personales y se selecciona entrar:
Al crear una solicitud, se debe seleccionar el tipo de solicitud como “SOPORTE SIREL – SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE REPORTES”.
Además, se deben proporcionar explicaciones detalladas que justifiquen la necesidad de la actualización del reporte y adjuntar el formulario PDF firmado.
Es importante destacar que únicamente se considerarán las solicitudes enviadas por el Oficial de Cumplimiento o el responsable “líder de reportes” registrado en SIREL.
La entidad podrá dar seguimiento a su solicitud a través del mismo módulo PQRSD.
Paso 3: Verificación y Comunicación por parte de la UIAF
Una vez recibida la solicitud, la UIAF procederá con la verificación de esta. En caso de ser necesario, se solicitará mayor claridad respecto a los motivos que han generado la actualización o se habilitará el reporte en el Sistema de Reporte en Línea SIREL.
La comunicación de esta acción se realizará a través de una respuesta a la solicitud realizada en el módulo PQRSD.
Paso 4: Cargue de Información Actualizada
Una vez que la UIAF ha comunicado la habilitación del reporte para su actualización, la entidad reportante debe proceder a cargar la información actualizada a través del sistema SIREL. Se recomienda realizar este paso tan pronto como se reciba la respuesta a la solicitud en el módulo PQRSD.
Consideraciones Importantes:
- Este procedimiento es aplicable únicamente para la actualización de reportes objetivos. En el caso de los reportes ROS, se deben seguir los mecanismos establecidos para dicho fin.
- El tiempo de respuesta a las solicitudes de actualización de reportes objetivos varía entre 1 y 15 días hábiles.
- Es crucial cumplir con los plazos establecidos para evitar que la actualización sea registrada como extemporánea, lo cual aplicará si lo realiza posterior a la fecha establecida para el envío inicial.
- La responsabilidad de reportar información verídica y oportuna en el SIREL no exime a la entidad reportante de posibles sanciones de las autoridades correspondientes, según lo establecido en la normativa vigente.
- Únicamente se procesarán las actualizaciones de reportes que justifiquen claramente el motivo de la actualización, de acuerdo con la normativa pertinente.
- Siguiendo este procedimiento, se garantiza una gestión eficiente y transparente de las actualizaciones de reportes objetivos, cumpliendo con las regulaciones establecidas para el sector financiero.
