⚠️Millonaria multa a una Cooperativa por no presentar a tiempo los informes a la UIAF
Muchas organizaciones solidarias subestiman la gravedad y las consecuencias de no informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Esto puede deberse a varias razones:
- Desconocimiento: Algunas organizaciones no tienen claridad sobre qué informes deben presentar y cómo hacerlo correctamente.
- Confianza: Existe la creencia interna en la organización de que el sistema para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación al terrorismo (SARLAFT) está funcionando de manera adecuada. (lo mas común)
- Indiferencia: Los administradores subestiman la importancia administrativa y el respeto a las normas, sin comprender su relevancia y consecuencias.
Como Oficiales De Cumplimiento, Gerentes y Revisores Fiscales del SECTOR SOLIDARIO, debemos estar atentos para evitar caer en alguna de estas tres situaciones, ya que pueden acarrear consecuencias muy onerosas para la organización. Esto es precisamente lo que ha ocurrido recientemente en una entidad de nuestro sector debido al desconocimiento, la confianza y la indiferencia.
El desconocimiento surge de la falta de claridad sobre qué informes deben presentarse a la UIAF y qué metodologías se deben aplicar para cumplir adecuadamente con esta obligación. No se trata únicamente de enviar el informe, sino también de contar con pruebas que respalden las decisiones tomadas. Una de las principales fallas que he observado en el sector es que los oficiales de cumplimiento no tienen un conocimiento completo de los instrumentos del SARLAFT, lo cual puede ser consecuencia de falta de recursos o herramientas adecuadas para gestionar el riesgo.
La confianza surge cuando una organización ha implementado un sistema y cree que este funciona correctamente. Sin embargo, en realidad, es en esta etapa donde suelen presentarse más fallas técnicas, como fallas en la debida diligencia, la falta de actualización mensual del modelo de consolidación, una segmentación inadecuada de los factores de riesgo y la ausencia de parámetros guía para detectar operaciones inusuales y esto trae como resultado una falta de seguimiento de las operaciones.
Además, existe la percepción equivocada de que el SARLAFT no aporta progreso a la organización, sino que se trata simplemente de una obligación que hay que cumplir. En realidad, este sistema permite a la organización ser más precisa en el manejo de las bases de datos, lo que a su vez puede hacer más eficientes otros procesos, como la gestión del riesgo crediticio o el fortalecimiento de programas de atención al asociado. Un mejor conocimiento de los asociados permite ofrecer un servicio de mayor calidad, contribuyendo así a mejorar su calidad de vida y la de sus familias.
Debido a la combinación de estas tres situaciones, lamentablemente, hemos sido testigos de una sanción millonaria impuesta a una organización solidaria por no presentar informes a la UIAF. Como lo vemos en la siguiente imagen tomada de una resolución sancionatoria
Lo más preocupante es que aún hay muchas entidades que ni siquiera saben que están incumpliendo y bueno en cualquier momento podrían ser requeridas por la Supersolidaria, iniciándose así un proceso que podría resultar en sanciones institucionales o administrativas según lo estipulado en la ley 454 del año 1998 hasta de 200 S.M.L.MV.
En este momento, también existe un riesgo operativo y legal en las organizaciones debido a los nuevos cambios en los informes que deben presentarse a la UIAF, incluyendo nuevas frecuencias como por ejemplo: el informe de transacciones que en este momento debe presentarse mensualmente o el informe de productos que debe presentarse en algunas entidades mensualmente, en otras trimestralmente o semestralmente, el punto es que justo en este mes de JULIO todas las organizaciones deben presentar todos los informes a la UIAF y Por lo tanto, es de vital importancia que todas las organizaciones conozcan qué deben presentar y cómo se debe organizar la información. Muchas entidades subestiman estos informes y esperan hasta el último día o incluso después del plazo para comenzar a construirlos y lo que es cierto, es que es sumamente complejo, ya que requieren reportar todos los movimientos de aportes, cartera, captaciones y bienes y/o productos comercializados solo por hablar del NUEVO informe de productos.
Por todas estas razones, los invitamos a inscribirse en nuestro seminario taller «Construcción del Informe de Productos UIAF: eficiencia y cumplimiento» que se llevará a cabo el viernes 14 de julio de 2023. Para inscribirse, pueden seguir el enlace a continuación. 👇🏻
Seminario Taller Construcción del Informe de Productos UIAF: eficiencia y cumplimiento
📚Material – Seminario Taller Herramientas para la Toma de Decisiones Financieras: 📊 Análisis de Indicadores en 2023
Objetivo General
Explicar a los asistentes de manera resumida y con un lenguaje práctico y sencillo la forma de interpretar la liquidez, rentabilidad y estructura financiera de la empresa solidaria a partir de los indicadores utilizados por la Supersolidaria dedicadas a la intermediación financiera o actividad crediticia además de otros indicadores propuestos para organizaciones con actividades diferentes comerciales o productivas como pueden ser las cooperativas agropecuarias, las mutuales, las CTA y las empresas de servicios entre otras.
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📚Material – Seminario Taller elaboracion plan anual control social y junta de vigilancia 2023
Objetivo General
Capacitar a los asistentes sobre la elaboración práctica del Plan de Control Social a partir de las funciones y responsabilidades que contempla la normatividad vigente para lo cual además se revisarán los roles que los órganos de control social actualmente desarrollan en otros países y la importancia que su adecuado funcionamiento ha tenido en el éxito empresarial y fortalecimiento institucional de sus organizaciones
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LAS LINEAS GRISES DEL CONTROL SOCIAL EN LAS EMPRESAS DE ECONOMIA SOLIDARIA: entre la Coadministración y la Auditoría Interna
Hasta 1998 la Junta de Vigilancia y la Junta de Control Social eran órganos obligatorios en las Cooperativas y mutuales cuyas funciones se señalan en el artículo 40 de la ley 79 de 1988 y era opcional para los Fondos de Empleados a través de los Comités de Control Social a quienes instruía en el decreto 1481 de 1989 cumplir con las mismas funciones, sin embargo con la ley 454 de 1998 se hizo obligatorio también para éstos últimos:
Sin embargo, a pesar de más de 30 años de existencia de éste órgano de control social, todavía para muchos resulta confuso el alcance de sus labores lo que en no pocas ocasiones lleva a la inacción por parte de éste órgano y en otros casos su intromisión en temas administrativos o en la invasión de competencias de la Revisoría Fiscal.
Debido a lo anterior la Circular Básica Jurídica instruye en el capitulo X del titulo IV sobre el alcance de su labor destacándose los siguientes apartes que se transcriben subrayando los aspectos más llamativos:
“En primer término, es pertinente aclarar que, con excepción del máximo órgano de la administración (asamblea general) los demás órganos de administración y de control social de las organizaciones supervisadas por esta Superintendencia tienen el mismo nivel jerárquico dentro de su estructura interna. Lo anterior significa que no existe superioridad del uno respecto del otro, puesto que tanto los miembros del órgano de administración, como los miembros del órgano de control social son igualmente elegidos por la asamblea general para el cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias; y éstas deben ser ejercidas de forma autónoma e independiente, …
…, es igualmente cierto que no tienen la condición de administradores, sin embargo el órgano de control social debe conocer el plan de trabajo del órgano de administración, que permitan realizar la vigilancia y control, a través de un proceso técnico y seguimiento periódico que permita evidenciar el avance de metas que contribuyan al cumplimiento del objeto social de la organización.
…
Toda vez que en la norma citada se emplean varios términos no definidos en la ley como son los de “control social” y sus características de ser “interno” y “técnico”, se hace necesario determinar a qué corresponden cada uno de estos conceptos, así como dar unas pautas generales sobre la forma de interpretar y aplicar lo preceptuado en dicha disposición por las organizaciones supervisadas.
1.1. Definición de control social
El control social está relacionado con el elemento de asociación de las organizaciones de economía solidaria y hace referencia al control de resultados sociales, al de los procedimientos para el logro de dichos resultados, así como a los derechos y obligaciones de los asociados.
En cuanto al control de los resultados sociales, … es necesario que los mismos asociados, a través de un órgano interno que los represente fiscalicen …si se está cumpliendo con el objeto para el cual se constituyó la organización.
En cuanto al control de los procedimientos para lograr los resultados propuestos, se pretende verificar que dichos resultados sociales se obtengan respetando la ley, los estatutos y los reglamentos, así como los principios, valores, características y fines de las organizaciones de la economía solidaria.
Igualmente, forma parte de este control social el velar por el cumplimiento de los derechos y obligaciones de los asociados.
El control social interno, no obstante estar en manos de los propios asociados, no puede ser un control que no revista características técnicas. Por el contrario, debe tratarse de un control idóneo, que sea eficiente y eficaz para que los asociados puedan supervisar cabalmente la gestión de la organización solidaria.
De otra parte, los incisos primero y tercero del artículo 59 de la misma ley, si bien se refieren expresamente a las juntas de vigilancia (incisos que se pueden aplicar por remisión a las demás organizaciones de la economía solidaria) disponen:
“Las funciones señaladas por la ley a este órgano deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente (inciso primero).
“El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las juntas de vigilancia se referirá únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que correspondan a las de competencia de los órganos de administración” (inciso tercero).
…
Con el fin de que el ejercicio de los órganos de control social permita el fortalecimiento y desarrollo de los principios de autonomía, autocontrol y autogobierno y para hacer eficaz y eficiente el papel de dichos órganos, se definen los siguientes parámetros de obligatorio cumplimiento:
- Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, …
- Expedir su propio reglamento …
- Llevar el libro de actas correspondiente, …
- Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, en los estatutos de la organización, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. …
- … hará seguimiento permanente al Proyecto Educativo Socio-empresarial – PESEM …
- Revisar, como mínimo una vez en el semestre, los libros de actas de los órganos de administración …. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el
- En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones … deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir, al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si … detecta que no han sido aplicados los correctivos …, deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.
- Cuando … tenga la competencia estatutaria de adelantar las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el “régimen de sanciones, causales y procedimientos” estatutario ……
- Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados, …
- En cuanto a las quejas presentadas directamente … debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. …
- Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles …
- En cuanto a las quejas presentadas directamente …a través de esta Superintendencia, éste tendrá la obligación de conocerlas en primera instancia, …
- …
…los miembros del órgano de control social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos, y sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración; y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.
Igualmente, se recuerda a los miembros de los órganos de administración que están en la obligación de prestar toda la colaboración y suministrar la información requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social o el órgano designado para ello.
Una vez aclarado el tema del alcance la dificultad práctica más evidente es la falta de una metodología, de planeación del trabajo, de documentación o guías de control social que permitan adelantar dichas labores y que precisamente es el tema de nuestro seminario sobre el cual aporto algunos ejemplos o adelantos:
Plan de Control Social
Papeles de Trabajo o GUIAS de Control Social: En total se entregarán y explicarán más de 15 guías técnicas para el ejercicio del CONTROL SOCIAL. Veamos algunos ejemplos:
GUIA control social PESEM:
GUIA control social FONDOS SOCIALES:
GUIA control BALANCE SOCIAL:
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