Todo comenzó con un requerimiento de la Fiscalía General de la Nación. Dentro de una investigación, la autoridad necesitaba reconstruir información financiera histórica de varias personas y empresas, y para hacerlo acudió a diferentes entidades, entre ellas organizaciones del sector solidario.

No estaban solicitando un simple dato. La autoridad buscaba información como extractos, movimientos, créditos, planes de amortización, pagos realizados a capital e intereses, productos financieros y datos suministrados por las personas al momento de su vinculación.

Y ahí empieza la verdadera prueba para cualquier organización.

Cuando llega un requerimiento de este tipo, la información puede estar repartida entre el aplicativo, contabilidad, cartera, tecnología, archivos físicos y bases de datos históricas. Tener los datos no siempre significa tenerlos organizados, actualizados y listos para responder con seguridad.

Por eso, el SARLAFT también se pone a prueba en estos momentos. La organización debe poder encontrar la información, validarla, organizarla, entregarla oportunamente y dejar evidencia de qué respondió, cuándo, cómo y por quién.

Este caso deja una reflexión importante: ¿la organización cuenta con un procedimiento actualizado para atender solicitudes de información de autoridades competentes y ese procedimiento realmente funcionaría si el requerimiento llegara hoy?

No se trata solo de tener un documento en el manual. Debe estar claro quién recibe la solicitud, quién verifica su alcance, quién controla el plazo, qué áreas participan, quién valida la información y qué soportes quedan de la respuesta.

La lección es sencilla: el mejor momento para descubrir que la información está dispersa, que el procedimiento está desactualizado o que falta trazabilidad no es cuando llega la Fiscalía. Es antes.

Una organización realmente preparada no solo tiene información. Puede encontrarla, validarla, explicarla y demostrarla cuando realmente se necesita.

Preparese este 17 de julio. no deje pasar la oportunidad de resolver este tipo de requerimientos con la mayor claridad y en relacion con la gestion de los reportes que se deben presentar a la UIAF intengrando a todo el gobierno de su organizacion solidaria (Junta/Cosejo, Revisoria, Auditoria, empleados de la organización)