NUEVAS CIRCULARES BASICAS: CONTABLE Y FINANCIERA Y JURIDICA | Principales Cambios

Feb 16, 2021 | JURÍDICO | 3 Comentarios

De la Supersolidaria se podrán decir muchas cosas pero no se podrá negar la enorme capacidad de trabajo que desplegó durante el 2020 para dar cumplimiento a su objetivo de reformar y actualizar todo el marco regulatorio del sector solidario y además continuar sus labores de inspección vigilancia y control sobre las que en lo personal, tengo muchas observaciones, pero que también reconozco, han logrado una gran cobertura en materia de requerimientos extra situ y visitas no presenciales aún a pesar de las restricciones de la Pandemia.

Siento si, que dadas los múltiples frentes que han debido afrontar los directivos y empleados de las empresas del sector solidario: la competencia, la pandemia y las cada vez mayores y nuevas exigencias regulatorias y de supervisión del estado; es común observar un cierto agotamiento, hastío y cansancio de las entidades supervisadas respecto a la gran cantidad de normas, implementación de riesgos, capacitaciones y reportes nuevos; especialmente en las Cooperativas de Ahorro y Crédito donde el comportamiento reciente es a disminuir el numero de organizaciones porque se intervienen y liquidan o fusionan pero no se crean nuevas entidades dado lo exigente de la Supervisión, para algunos tal vez “asfixiante”, en comparación con otras entidades que también pueden captar ahorros como las Asociaciones Mutuales.  

Recientemente me contactaron para asesorar el proceso de constitución de una Cooperativa de Ahorro y crédito y medio en broma y medio en serio les dije que les tenía mucho aprecio como para causarles semejante perjuicio y que como amigo le recomendaba crear una Asociación Mutual que pueden hacer lo mismo con el 0,1% de exigencia, comparativamente hablando.

El proceso de fuerte regulación y exigencia de las Cooperativas de Ahorro y Crédito poco a poco se ha ido trasladando a los Fondos de Empleados aunque se debe reconocer que la Supersolidaria ha estado abierta a las recomendaciones de los Gremios que han intercedido para que la misma contemple tratamientos diferenciales en función del tamaño de las entidades.

En esta actualización y recopilación de las normas que regulan el sector me llaman la atención muchos temas que abordaremos en nuestros próximo seminario este 24 de febrero y 3 de marzo sobre Circular Básica Contable:

Circular Básica Contable:

• Los bienes recibidos en dación de pago deben venderse en dos años o provisionarse un 80%.
• Se simplifica un poco el trámite de castigo de cartera
• En los Fondos Sociales se prohíbe de manera definitiva alimentar los Fondos Sociales con cargo al gasto.
• Los aportes sociales y ahorros deben estar efectivamente pagados y mientras la patronal paga, no deben abonarse en cuenta del asociado sino registrarse en un pasivo diferido, lo que no inhabilita al asociado pero le imposibilita retirar los ahorros que le descontaron y que no han sido pagados.
• Con la cartera cuando los deudores patronales se atrasan, a los 30 días debe notificarse al deudor, pedirle que pague directamente y empezar a calificar su crédito en mora.
• No se puede descontar el pago de aportes del desembolso de los créditos.
• No se pueden hacer cesión de aportes en los fondos de empleados.
• Se debe implementar el nuevo sistema de administración de riesgo de crédito antes del 31 de diciembre de 2021 por fases, cuya primera fase culmina el 30 de junio de 2021 y por tanto las entidades, pasadas las Asambleas, tendrán que iniciar inmediatamente con éste proceso en el cual nuestro equipo tiene un proceso de asesoría grupal que inicia el 8 de abril de 2021 durante 12 sesiones de 4 horas cada una para implementar paso a paso con guías, material y modelos de la mano para cumplir con ésta nueva obligación.
• Las Cooperativas con actividad financiera, fondos de empleados de categoría plena y otras entidades de primer nivel de supervisión deberán implementar la pérdida esperada y constituir la diferencia de deterioro en los tres años siguientes.
• La evaluación de cartera para éstas mismas entidades deberán realizar éste proceso ya no una, sino dos veces al año.  Las demás continuarán una vez al año.  Sobre éste tema casi “de oficio” la Supersolidaria le abrió procesos de investigación disciplinarios con miras a sancionar a los gerentes y Consejos de Administración de prácticamente todas las Cooperativas con actividad financiera a finales de 2020.
• Desaparece el Comité de Evaluación de Cartera y nace la figura del “encargado del riesgo de crédito” y se crea un nuevo “Comité de Riesgos”.
• Se implementará el Sistema de Riesgo Operativo y de Mercado solo para las Cooperativas con Actividad Financiera.

Se crea un nuevo sistema de indicadores y umbrales donde no faltarán las dificultades prácticas de su aplicación dado que aplica para todas las entidades independientemente de su naturaleza y nivel de supervisión y será complejo establecer los niveles y umbrales adecuados dada la enorme diferencia que existe en escala y tipo de actividad económica entre las entidades que componen el sector, como de hecho sucede ahora con las Cooperativas de Aporte y crédito por ejemplo con el indicador de apalancamiento con asociados que supuestamente debe ser inferior al 20% pero al no captar ahorros de donde se espera que salga el otro 80%? Y en general el indicador de eficiencia operacional pesimamente diseñado el umbral pues supuestamente las entidades deben gastar menos del 20% de sus ingresos operacionales (que no incluyen las recuperaciones de provisiones y rendimientos financieros que deberían ser operacionales en entidades con actividad financiera, intermediación financiera o crediticia) en gastos de personal, generales, depreciaciones, deterioro y amortizaciones.  En lo personal he efectuado esos cálculos en entidades de todos los niveles de supervisión, tipo de actividad y solo unas pocas, menos del 1% logran tal indicador, fundamentalmente porque la entidad patronal paga los gastos de personal y parte de los generales, situación que es la excepción y no la regla, por lo que se pregunta uno de donde sacaron tales umbrales?.  Ojalá la Supersolidaria segmente adecuadamente el sector por naturaleza, actividad económica, nivel de supervisión y tamaño de activos publicando en su página los promedios, mediana y percentiles de los indicadores.

Circular Básica Jurídica

No menos importante ha sido la modificación a la Circular Básica Jurídica, especialmente en lo relativo al SARLAFT por lo que tendremos nuestro seminario de actualización y capacitación anual de SARLAFT el 24 de marzo de 2021 donde revisaremos muchas novedades de la Circular y de SARLAFT en las cuales destaco por ahora:

Diferentes al SARLAFT:

• Los Directivos de las Cooperativas con actividad financiera, entidades de primer nivel de supervisión y fondos de empleados de categoría plena deben tener título profesional o experiencia de 5 años en administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o a fines, experiencia de 4 años en el ejercicio de la profesión y 2 años de experiencia en materias asociadas con la actividad de la Cooperativa. No faltarán dificultades prácticas para su aplicación y me parece demandable en la medida en que limita un derecho fundamental y constitucional de participación democrática.
• En las Cooperativas con actividad financiera para la posesión de un directivo reelegido se tendrá en cuenta su “desempeño” y su “solvencia patrimonial”.
• Los controles de legalidad de Asamblea solo serán obligatorios para las entidades de primer y segundo nivel de supervisión.  Para las entidades de tercer nivel no deben enviarlo a la Supersolidaria y el control será selectivo previo requerimiento.
• Se debe implementar hoja de vida de los directivos.
• Se deben informar los retiros o terminaciones de relaciones laborales por malos manejos.
• Se puede solicitar certificación de “vigilancia”.
• Pólizas de manejo para representantes legales, tesoreros y almacenistas.
• Adopción obligatoria de códigos de buen Gobierno para Cooperativas con actividad financiera y fondos de empleados de categoría plena.
• Nuevo informe trimestral y semestral de los Revisores Fiscales a la Supersolidaria sobre la exactitud de los datos e información reportada en el SICSES, cumplimiento de las normas prudenciales e implementación del sistema integral de riesgos y SARLAFT.
• Se ratifican los conceptos que reputan intereses para establecer la tasa máxima legal permitida.
• La tercerización de sus operaciones se prohíbe, así como los convenios para recaudo de cartera de terceros o de cartera vendida.
• Se prohíbe la venta de productos atados, el cobro de cuotas de sostenimiento, cobros con destino a fondos sociales atados al crédito o similares, incluir en el pagaré otros servicios diferentes al crédito (servicios médicos, exequiales, odontológicos, educativos.

SARLAFT:

• Todas las entidades deben tener matriz de riesgo pero el mapa de calor es opcional para entidades de menos de $10 mil millones de activos y otras entidades sin actividad financiera.
• En las transacciones de comercio al por menor el conocimiento del cliente solo implica identificación y nombre (como en las compras en los almacenes de cadena).
• Vinculación no presencial de Asociados y Clientes de bajo riesgo:  Para la identificación del asociado o cliente se pueden apoyar o hacer uso de canales digitales o electrónicos o mecanismos tecnológicos que permitan la plena identificación no presencial del potencial asociado o cliente y el uso de firmas digitales o electrónicas y cualquier otro medio similar que cumpla las exigencias de la ley 527 de 1999.
• Los PEP´s y clientes de mayor riesgo se les debe hacer entrevista presencial.
• En la vinculación de personas jurídicas debe desplegarse actividad de conocimiento del cliente para quienes tienen más del 5% de los aportes o capital social y los administradores.
• Los Fondos de Empleados pueden suscribir convenios para conocimiento del asociado  con la entidad patronal
• Se simplifica el formato de vinculación de asociados Anexo 6 (Antes formato 5) y se permite la firma digital, biométrica u otros mecanismos tecnológicos que garanticen verificación y autenticación de la identidad.
• Se elimina el requisito de solicitar declaración de renta.
• El archivo de los documentos puede ser digital.
• Los fondos de empleados pueden implementar procedimientos simplificados de conocimiento del “cliente” cuando se trate de la extensión de servicios a los familiares de los asociados y operaciones de patrocinio o convenios con las entidades patronales.
• Debe tenerse plena identificación de los beneficiarios finales de cualquier transferencia de fondos: nombres, identificación, ciudad y cuenta.

Pasadas las Asambleas y elegidos los nuevos integrantes de los órganos de administración y control resulta fundamental que inmediatamente se capaciten en:

1. Roles, atribuciones, funciones y responsabilidades de su cargo
2. Retos de la coyuntura actual en materia de desempleo, crecimiento económico, inflación, tasas y competencia.
3. Resumen del nuevo marco regulatorio con las nuevas circulares básicas y las implicaciones de las reformas introducidas especialmente en materia de implementación de riesgos, siendo el primero y más importante de ellos el de Crédito – SARC
4. Impartir la capacitación anual obligatoria de SARLAFT con la actualización y de riesgo de liquidez para quienes aplica SARL.

Para el efecto desde ya los invitamos a inscribir a todos sus directivos y comités a las jornadas de actualización y capacitación que se llevarán a cabo los días sábado del 17 y 24 de abril de 2021 donde abordaremos estos temas a través de ZOOM de 8:30 a 12:30 am de manera práctica, amena y sencilla.